4.11 RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN: MÉTODOS INTERACTIVOS

Existen métodos que nos permiten tener acceso, a la recopilación de información necesaria para saber o identificar problemas dentro de una organización.

ENTREVISTAS

Una entrevista es utilizada para recabar información, se necesita obtener las opiniones de los entrevistados y su parecer acerca del estado actual del sistema, metas organizacionales y personales y procedimientos informales.

Hay cinco pasos para poder preparar una entrevista

ü  Leer los antecedentes

ü  Establecer los objetivos de la entrevista

ü  Decidir a quién entrevistar

ü  Preparar al entrevistado

ü  Decidir el tipo de preguntas y la estructura

TIPOS DE PREGUNTAS

Existen diversidad de tipos de preguntas y cada una es usada de acuerdo a las necesidades o que tanto de información es requerida y es importante aplicar el método que vamos a usar para realizar dichas preguntas de acuerdo a su tipo.

• Preguntas abiertas

Estas preguntas incluyen aquellas como "¿Qué piensa de poner a todos los gerentes en una intranet?" y "Explique por favor cómo toma una decisión de programación de producción.

En realidad, "abiertas" describe las opciones del entrevistado para responder.

• Preguntas cerradas

Tales preguntas son de la forma básica: "¿Cuántos subordinados tiene?" Las respuestas posibles se cierran al entrevistado, debido a que sólo puede contestar con un número finito como "Ninguno", "Uno" o "Quince". Una pregunta cerrada limita la respuesta disponible para el entrevistado.

A más de eso, para la aplicación de las preguntas, el responsable puede optar por las siguientes técnicas y métodos para realizar su entrevista:

• Uso de una estructura de pirámide

Con base en esta forma, el entrevistador empieza con preguntas, a menudo cerradas, muy detalladas. Posteriormente, el entrevistador extiende los temas permitiendo preguntas abiertas y respuestas más generalizadas.

Debe utilizar una estructura de pirámide si cree que su entrevistado necesita motivación para profundizar en el tema. También es conveniente utilizar una estructura de pirámide para la secuencia de las preguntas cuando desea una opinión concluyente del tema.

•  Uso de una estructura de embudo

En el segundo tipo de estructura, el entrevistador adopta un método deductivo al iniciar con preguntas generales y abiertas, y luego limitar las posibles respuestas utilizando preguntas cerradas.

•  Uso de una estructura de diamante

Es la combinación de las dos estructuras anteriores. Esta estructura implica empezar de una manera muy específica, después se examinan los aspectos generales y finalmente se termina con una conclusión muy específica.

La estructura de diamante combina las fortalezas de los otros dos métodos, pero tiene la desventaja de tomar mucho más tiempo que cualquiera de las otras estructuras.