Existen cinco aspectos fundamentales de un proyecto que el
analista de sistemas debe dominar los cuales son:
1.
La iniciación de proyectos
2.
La determinación de la viabilidad de un proyecto
3.
La planeación y el control de actividades
4.
La programación de proyectos
5.
La administración de los miembros del equipo de
análisis de sistemas.
Los proyectos pueden ser solicitados por diversas personas
de la organización o por los mismos analistas de sistemas. La selección de un
proyecto es una decisión difícil, ya que se solicitarán más proyectos de los
que se pueden realizar.
Criterios importantes para la selección de proyectos son:
ü
Que el proyecto solicitado tenga el respaldo de
los directivos de la organización
ü
Que cuente con un periodo adecuado de compromiso
para la terminación del proyecto
ü
Que impulse a la organización hacia la
consecución de sus metas
ü
Que sea factible
ü
Que tenga la importancia suficiente para darle
mayor prioridad que a otros proyectos.
Estas capacidades se consideran aspectos fundamentales de un
proyecto.
Un proyecto de sistemas comienza con problemas o con oportunidades de realizar
mejoras en un negocio, que surgen con frecuencia conforme la organización se
adapta al cambio.
SELECCIÓN DE PROYECTOS
Se debe tener bien presentes las razones para recomendar el
estudio de sistemas de un proyecto que parezca resolver un problema o propiciar
una mejora. Tome en cuenta los motivos que impulsen una propuesta de proyecto.
Debe asegurarse de que el proyecto no tiene como propósito mejorar su propia
imagen política o su poder, o el poder de la persona o grupo que lo proponga,
porque hay una alta probabilidad de que el proyecto sea mal concebido y, con el
tiempo, no tenga una buena aceptación.
A más de eso, se debe tener en cuenta los 5 criterios
nombrados anteriormente para la selección de proyectos.
DEFINICIÓN DE OBJETIVOS
Las mejoras a los sistemas se consideran como cambios que
darán como resultado beneficios crecientes y valiosos. Las mejoras pueden ser
de muchos tipos, por ejemplo:
ü
Aceleración de un proceso
ü
Optimización de un proceso al eliminar pasos innecesarios
o duplicados
ü
Combinación de procesos
ü
Reducción de errores en la captura de
información mediante la modificación de formularios y pantallas de
despliegue
ü
Reducción de almacenamiento redundante
ü
Reducción de salidas redundantes
ü
Mejora en la integración de sistemas y
subsistemas
También es importante la manera en que las mejoras a los
sistemas de información afectan los objetivos corporativos. Estos objetivos
incluyen:
ü
Mejora de las ganancias corporativas
ü
Apoyo a la estrategia competitiva de la organización
ü
Mayor cooperación con distribuidores y socios
ü
Incremento del apoyo a las operaciones internas
con el fin de producir bienes y servicios de manera más
eficiente y eficaz
ü
Incremento del apoyo a la toma de decisiones
internas para que éstas sean más eficaces
ü
Mejora del servicio al cliente
ü
Incremento en la moral de los empleados
DETERMINACIÓN DE LA VIABILIDAD
La definición de viabilidad en términos más sencillos se
refiere a que si el proyecto se puede o no hacer o llevar a cabo, pero para eso
se evalúa de tres maneras principales:
·
Viabilidad Operativa:
o
Tiempo de los analistas de sistemas
o
Costo del estudio de sistemas
o
Costo del tiempo que los empleados dedicarán al
estudio
o
Costo estimado del hardware
o
Costo del software comercial o del desarrollo de
software
·
Viabilidad Técnica:
o
Tecnología disponible para satisfacer las
necesidades de los usuarios
·
Viabilidad Económicamente:
o
El Sistema funcionara cuando se instale
o
El Sistema será utilizado y quienes lo
utilizarán.
Los datos para el estudio de viabilidad se pueden recopilar
mediante entrevistas.
PLANEACION Y CONTROL DE ACTIVIDADES
La administración de proyectos abarca las tareas generales
de planeación y control.
La planeación incluye todas las actividades requeridas para seleccionar un
equipo de análisis de sistemas, asignar miembros del equipo a proyectos
adecuados, calcular el tiempo necesario para realizar cada tarea y programar el
proyecto de tal manera que las tareas se terminen a tiempo.
El control implica el uso de retroalimentación para
monitorear el proyecto, incluyendo la comparación del plan original del
proyecto con su evolución real. Además, el control significa emprender las
acciones apropiadas para agilizar o reprogramar actividades para terminar en
tiempo, a la vez que estimulen a los miembros del equipo a realizar el trabajo
de manera profesional.
USO DE GRÁFICAS DE GANTT PARA LA PROGRAMACIÓN DE
PROYECTOS
Una gráfica de Gantt es una forma fácil de programar tareas.
En este tipo de gráfica las barras representan cada tarea o actividad. La longitud
de cada barra representa la duración relativa de dicha tarea.
La principal ventaja de la gráfica de Gantt es su sencillez.
El analista de sistemas esta técnica no sólo es fácil de utilizar, sino que
también es adecuada para establecer una comunicación satisfactoria con los
usuarios finales.
Otra ventaja de utilizar la gráfica de Gantt es que las
barras representan actividades o tareas a escala; es decir, el tamaño de las
barras indica el tiempo relativo que tomará completar cada tarea.
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